Behandling av personuppgifter

VVStrygg AB respekterar din integritet och skyddar dina personuppgifter som vi behandlar. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagar.


SYFTET MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER SAMT RÄTTSGRUNDER

Vi samlar in och behandlar kunders och potentiella kunders personuppgifter för reklam, distansförsäljning eller annan direkt marknadsföring av produkter och tjänster, för att svara på kunders kontaktbegäran, utveckla verksamheten, avtala och sköta kundmöten, lämna offerter, bereda och förverkliga finansiering- och beställningsavtal, för leverans av beställning, fakturering och indrivning, kundnöjdhetsförfrågningar, skötsel av kundrelation, garantihandläggning, åsikts- och marknadsundersökning, utlottning och bokföring.

Rättsgrunderna för behandling av våra kunduppgifter är följande:

1) Avtala om till exempel kundmöten och utlottningar.
2) Verkställa olika avtal, till exempel finansiering- och beställningsavtal.
3) Iaktta lagstadgade skyldigheter, till exempel konsumenttjänst- och bokföringslagen samt andra myndighetskrav och anmälningar.
4) Vid vårt direkt berättigade intresse, genom till exempel direkt marknadsföring via telefon.


VÅRT BERÄTTIGADE INTRESSE

Vi använder oss av direkt marknadsföring per telefon för våra produkter och tjänster i enlighet med vad som föreskrivs i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation. Vi behandlar personuppgifter vid framtagande av finansierings- och beställningsavtal samt vid ansökan om skatteavdrag för kunds räkning. Detta även för att förhindra bedrägerier.


HUR VI ANVÄNDER DATA VI SAMLAR IN OCH LAGRAR

I vårt kundregister sparas personuppgifter som kunder meddelat. Uppgifterna kan bestå av en eller fler kontaktuppgifter vid sidan om namnet (adress, telefonnummer, e-postadress). För finansinstituten behandlar vi uppgifter som behövs för kundens finansieringsansökan (förutom kontaktuppgifter bland annat personbeteckning, inkomstuppgifter, civilstånd). Med hjälp av cookies samlas information för Google Analytics om användarna som besöker VVStryggs webbplats. På detta sätt kan webbplatsen utvecklas. Vi kan samla in tilläggsuppgifter som kunden själv har meddelat eller samlats in med kunds samtycke på annat sätt samt ändringar av ovan specificerade uppgifter.


HUR VI ERHÅLLER PERSONUPPGIFTERNA

Vi samlar in kunduppgifter i regel direkt från dig i samband med ett kundmöte, mässa eller andra evenemang. Vid ifyllnad av blanketter till exempel genom vår webbplats (en kontaktbegäran) och vid automatisk besöksuppföljning. Alternativt erhålls dina kontaktuppgifter av våra samarbetspartners, myndighet och företag som tillhandahåller tjänster som gäller personuppgifter.


LÄMNANDE AV UPPGIFTER SAMT FÖLJDER AV VÄGRAN AV ATT LÄMNA UPPGIFTER

Personuppgifter måste meddelas för att en offert, rotavdrag, finansiering- eller beställningsavtal ska kunna upprättas samt för att beställning ska kunna levereras till dig. I andra sammanhang är det helt frivilligt att meddela personuppgifter.


AUTOMATISERADE BESLUT OCH PROFILERING

Vi tar inga automatiserade beslut eller gör profilering utifrån dina uppgifter. Vid behandlingen av finansieringsansökan kan finansinstituten fatta automatiserat beslut utifrån de uppgifter som meddelats i ansökan. Finansinstituten använder meddelade uppgifter bland annat för att bedöma betalningsförmåga inför ett automatiserat finansieringsbeslut.


MOTTAGANDE AV PERSONUPPGIFTER

Kunduppgifter som vi samlar in och behandlar kan behandlas på följande sätt av våra samarbetspartner och systemleverantörer:

• OP Företagsbanken - finansinstitut för handläggning av finansieringsansökningar
• Firasor Oy - affärssystem (Firasor ERP)
• Fortnox - fakturering och bokföring
• Skatteverket - ROT-avdrag
• Google Inc. - epostkommunikation och kalenderanteckningar
• WDS Oy - administration av vår webbplats

Dessutom kan vi vid behov lämna ut personuppgifter till myndighet med anledning av lagstadgad skyldighet och myndighetskrav och även andra finansinstitut på kunds begäran.


ÖVERSÄNDANDE AV UPPGIFTER TILL ETT TREDJE LAND (utanför EU/EES-området)

Hos oss behandlas och sparas kunders personuppgifter i regel inom EU eller EES. Med anledning av det tekniska genomförande kan en del kunduppgifter behandlas eller sparas även utanför EU eller EES, till exempel vid användning av Googles molntjänster. Google säkerställer nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder i enlighet med dataskyddsförordningen att personuppgifter behandlas säkert. Mer information om hur Google behandlar uppgifter och om dataskydd finns här: https://cloud.google.com/security/gdpr/


LAGRING

Personuppgifter som vi samlat in sparas så länge det är nödvändigt vid varje enskild databehandling. Kundupplevelserna förstörs inte om inte du kräver detta. Säljares kalenderanteckning sparas så länge anställning pågår. Uppgifter som finansierings- och leveransavtal sparas under den tid lagen kräver till exempel i bokföringsarkiv högst tio år. För garantibehandling av produkter sparas adressuppgifter på utförda installationsuppdrag i enlighet med krav i konsumentstjänstelagen lika länge som produkters garanti gäller. För garantibehandling anonymiseras övriga personuppgifter eller raderas på ändamålsenligt sätt. Vid utlottning sparas personuppgifter fram tills dragning och raderas därefter på ändamålsenligt sätt med beaktande av dataskyddet.


SÄKERHET
Informationssystem som innehåller personuppgifter är skyddade mot utomstående och osaklig åtkomst bland annat genom interna behörigheter och fastställda arbetsroller. Vi vidtar tekniska och administrativa säkerhetsnivåer mot risker som gäller de registrerades frihet och rättigheter. Vår personal har enbart tillgång till den information som är av vikt för just deras specifika position och därmed är vissa uppgifter begränsade. Vid utdelning av behörighet görs en riskbedömning, vilken sannolikhet och allvarlighet det kan medföra med tillgång till uppgifter. De anställda hos oss är bundna av sekretessplikt och har undertecknat ett skriftligt sekretessavtal. De har fått utbildning i de ändringar som uppstått till följd av dataskyddsförordningen. De ansvarar för vår interna praxis beträffande datasäkerhet och dataskydd vid behandling av personuppgifter. De är skyldiga att iaktta lagstiftning och instruktioner. Manuellt material (till exempel papper i mappar) är skyddat mot fysisk åtkomst och endast person som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har åtkomst till material med den personuppgiftsansvariges tillstånd. I de interna instruktionerna fästs uppmärksamhet att minimera manuellt material samt tillgodose datasäker behandling och lagring samt ändamålsenlig kassering. Datatekniskt material har skyddats med allmänt godkända och skäliga metoder, till exempel brandmurar, dataskyddssystem och starka lösenord. Skyddad e-post används särskilt vid förmedling av känsliga personuppgifter via e-post.


DINA VAL OCH RÄTTIGHETER

Du är alltid välkommen att höra av dig med dina frågor och funderingar. Du har rätt att veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig och kan begära en kopia.

Du har följande rättigheter i anslutning till dina personuppgifter i vårt register:

1) att granska personuppgifter som gäller dig, dvs. få reda på vilka uppgifter som finns i vårt kundregister förutsatt att du kan identifiera dig på ett korrekt sätt. Begäran ska framställas skriftligen. På begäran av dig som utnyttjar denna rätt skickar vi ett utdrag till din bokföringsadress alternativt tidigare redan legitimerad registrerad e-postadress i vårt system. Utdraget skickas inom en månad efter begäran. Uppgifter kan begäras gratis en gång per år, därefter debiteras ett förvaltningsarvode.
2) att begära att dina personuppgifter korrigeras om de innehåller felaktig, inexakt eller föråldrad information.
3) att motsätta sig behandlingen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring.
4) att återkalla samtycke till behandling av personuppgifter om samtycke har begärts av den registrerade själv när uppgifter samlades in.
5) att få dina personuppgifter raderade (”rätt att bli bortglömd”). Personuppgifter raderas ur kundregistret bland annat när:

a. personuppgifter inte längre behövs behandlas med beaktande av krav i lagstiftning

b. den registrerade återkallar sitt samtycke (om samtycke har begärts)

c. personuppgifterna har behandlats lagstridigt

d. om du motsätter sig behandlingen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring 

6) att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om:

a. du bestrider personuppgifters riktighet, varvid behandling begränsas tills vi kan säkerställa att uppgifterna är riktiga.

b. behandling är lagstridig och du motsätter dig radering av personuppgifter och i stället kräver att användning av uppgifter begränsas

c. vi inte längre behöver personuppgifter för syfte med behandling, men den registrerade behöver dem för att upprätta, framställa eller försvara ett juridiskt yrkande.

7) att få ta del av egna personuppgifter, som du har meddelat oss, i strukturerad allmänt använd och maskinellt läsbar form samt rätt att överföra uppgifter till någon annan.
8) om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att anmäla detta till Datainspektionen, som är regulatorn för vår behandling av personuppgifter.

Du kan använda dina ovannämnda rättigheter genom att kontakta oss vid behov och se dina kontaktuppgifter.


PRAXIS GÄLLANDE COOKIES

Vi använder cookies (bland annat Google Analytics) för att förbättra innehållet och användarupplevelsen. Cookies är små textfiler som lagras på din anordning för att samla och komma ihåg information bland annat för att förbättra webbplatsens funktionalitet och användbarhet. Vi kan använda cookies och andra motsvarande teknologier även för statistiska syften, till exempel för att bättre förstå hur användare använder vår webbplats samt för att förbättra användarupplevelsen. Du kan blockera cookies eller förhindra att cookies lagras på din anordning i webbläsarinställningarna. Om användningen av cookies begränsas kan webbplatsens användbarhet påverkas.


ARBETSANSÖKNINGAR
Vi samlar och behandlar följande uppgifter om dig: namn, telefonnummer, e-postadress, arbetsansökan, CV. Vi använder dina uppgifter endast i rekryteringssyfte och sparar dem i 12 månader.


Denna registerbeskrivning har senast uppdaterats 13.2.2019. Den tidigare versionen av registerbeskrivningen kan begäras av oss.